Un plan de mantenimiento de climatización para una oficina es un documento que fija qué se revisa en cada equipo, cada cuánto y quién lo hace, y que deja constancia de cada intervención. En España el punto de partida es el RITE, el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios, y su instrucción técnica IT 3. La periodicidad mínima depende de la potencia instalada, y el titular de la oficina, sea propietario o empresa, responde de que se cumpla. Si el plan lo ejecutan técnicos con carnet RITE, como los de Serviciodereparacion, el titular se queda con un calendario claro, con los certificados en regla y sin sorpresas en verano o en invierno.
En resumen
- El titular de la instalación es el responsable del mantenimiento y debe encargarlo a una empresa mantenedora habilitada, salvo que lo asuma con personal propio y presente una declaración responsable.
- La frecuencia mínima depende de la potencia: cada 2 años hasta 12 kW, anual entre 12 y 70 kW y mensual por encima de 70 kW, en usos distintos de vivienda.
- Cada intervención debe quedar registrada y el registro se conserva al menos cinco años.
- Un buen plan incluye filtros, serpentines, unidades terminales, control de fugas, seguridad y gestión energética, no solo una visita anual.
- Está en trámite una modificación del RITE que reforzará inspecciones e informes, por lo que conviene tener la documentación al día.
Tabla de contenidos
- Qué es un plan de mantenimiento y por qué una oficina lo necesita
- Qué debe incluir el plan
- Frecuencias mínimas según la potencia
- Tareas habituales del mantenimiento preventivo
- Quién puede hacer el mantenimiento y qué documentos hay que guardar
- Cómo montar su plan, paso a paso
- Ejemplo: una oficina con tres equipos
- Nuestro punto de vista: el plan es un calendario, no un trámite
- Cómo podemos ayudarle
- Qué cambia con la reforma del RITE
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es un plan de mantenimiento y por qué una oficina lo necesita
Piense en el plan como el calendario de la instalación. No es lo mismo llamar al técnico cuando el equipo deja de enfriar que tener fijado qué se limpia en octubre, qué se mide en abril y qué se comprueba cada trimestre. El primer caso es mantenimiento correctivo: se actúa cuando ya hay avería. El segundo es preventivo: se actúa antes, con tareas y frecuencias definidas. Un plan serio combina ambos, y para oficinas el preventivo es el que evita paradas en plena jornada.
Hay además una razón legal. Según el artículo 26 del RITE, el mantenimiento de las instalaciones térmicas lo realizan empresas mantenedoras habilitadas, y el titular entrega a su representante una copia del Manual de Uso y Mantenimiento incluido en el Libro del Edificio. Si no tiene claro qué cuenta como instalación térmica, nuestra guía sobre qué es una instalación térmica lo explica con ejemplos.
Qué debe incluir el plan
La Guía ATECYR nº 1 del IDAE, de febrero de 2007, define el contenido de un plan de mantenimiento preventivo. Debe fijar las gamas, es decir, los protocolos de intervención, y la frecuencia de cada tarea para cada elemento de su instalación concreta. Parte de gamas genéricas que respetan los mínimos de la IT 3 del RITE y las adapta a su oficina.
En la práctica, el plan de una oficina debería recoger:
- Inventario de equipos: splits, cassettes, conductos, VRV, enfriadoras, climatizadores y unidades terminales, con potencia, marca y año.
- Tareas por equipo y su frecuencia: qué se revisa, cómo y cada cuánto.
- Instrucciones de seguridad, manejo y maniobra: la guía recomienda verificar que existen y son adecuadas, como mínimo una vez al año.
- Programa de gestión energética: revisión anual.
- Programa de funcionamiento: horarios y consignas, con verificación como mínimo semestral y, preferiblemente, una vez por temporada, según la misma guía.
- Registro de operaciones y reparaciones: que formará parte del Libro del Edificio.
El plan se ajusta al uso real: una oficina con sala de servidores, otra con salas de reuniones muy ocupadas o un local con horario ampliado no necesitan el mismo ritmo de limpieza de filtros, aunque todas respeten los mínimos legales.
Frecuencias mínimas según la potencia
La tabla 3.1 de la IT 3.3 del RITE, modificada por el Real Decreto 178/2021, marca la periodicidad mínima del mantenimiento preventivo. Este es el resumen que recoge el documento de AFEC sobre el RD 178/2021 para aire acondicionado en usos distintos de vivienda:
| Potencia nominal (Pn) | Periodicidad mínima |
|---|---|
| Hasta 12 kW | Cada 2 años |
| Más de 12 kW y hasta 70 kW | Anual |
| Más de 70 kW | Mensual |
Son mínimos. Una oficina con mucho polvo, con ocupación intensa o con equipos que funcionan todo el año puede necesitar más visitas, y el plan es el lugar donde se deja escrito.
Existe una excepción: en instalaciones de hasta 70 kW con supervisión remota en continuo, según la IT 3.3 tal como la resume Coproven, la periodicidad puede ampliarse hasta 2 años si se garantizan la seguridad y la eficiencia energética. Antes de acogerse a ella, conviene que la valide la empresa mantenedora.
Además del mantenimiento, la empresa mantenedora debe analizar y evaluar periódicamente el rendimiento de los generadores de calor y frío según su potencia, midiendo y registrando los valores conforme a las tablas 4 y 5 del RITE, tal como indica la guía del INSST.
Tareas habituales del mantenimiento preventivo
La Guía ATECYR agrupa las tareas por familias de elementos. Las que más afectan a una oficina son estas:
Filtros de aire
La guía incluye inspeccionar su estado, limpiarlos o, preferiblemente, sustituirlos cuando sea preciso, limpiar las secciones y los bastidores de soporte, comprobar el aviso de filtros sucios y verificar la estanquidad de los portamarcos. Como referencia de frecuencia en un caso concreto, el anexo de climatización y legionela de la Junta de Andalucía (marzo 2025) indica que los prefiltros y mantas filtrantes se cambian cada 2 o 3 meses según la suciedad y nunca más allá de 3 meses, y los filtros de bolsa nunca con una periodicidad superior a 2 años. Para el aspecto doméstico del equipo, tiene una explicación en cómo limpiar los filtros de aire acondicionado.
Serpentines y unidades terminales
Se inspeccionan y se limpian los serpentines, se verifica la circulación del agua en los circuitos hidráulicos, se miden las pérdidas de carga y se comprueba que no hay signos de fugas de agua, vapor o refrigerante.
Conductos
En oficinas con climatización por conductos, el estado interior de la red influye en la calidad del aire y en el consumo. Nuestro artículo sobre limpieza de conductos de aire acondicionado explica cuándo actuar.
Equipos VRV
Si su oficina tiene un sistema de caudal variable de refrigerante, tiene un plan específico en mantenimiento VRV en edificios.
Gestión energética y seguridad
Son tareas de verificación documental: instrucciones de seguridad vigentes, programa de gestión energética revisado y programa de funcionamiento adecuado al horario real de la oficina.
Quién puede hacer el mantenimiento y qué documentos hay que guardar
El titular de la instalación térmica es responsable de que se mantenga en buen estado. Según el INSST, debe suscribir un contrato con una empresa mantenedora habilitada, salvo que asuma el mantenimiento con personal de plantilla y presente una declaración responsable de que cumple los requisitos del artículo 37 del RITE.
El artículo 26.6 del RITE, en el texto que recoge Iberley, gradúa la exigencia según la potencia total instalada en generación de calor o frío:
- De 5 kW a 70 kW: se mantiene por una empresa mantenedora.
- Más de 70 kW: además, contrato de mantenimiento suscrito por el titular.
- Más de 5.000 kW en calor o 1.000 kW en frío: además, un técnico titulado competente como director de mantenimiento.
La documentación se organiza así:
- Registro de operaciones. El artículo 27 del RITE exige un registro de mantenimiento y reparaciones, parte del Libro del Edificio. El titular lo conserva al menos cinco años desde la fecha de cada operación.
- Certificado de mantenimiento. Lo expide la empresa mantenedora con la misma periodicidad que las operaciones, salvo en instalaciones de más de 70 kW, donde es anual, según el Gobierno de Aragón. El artículo 28 fija que, cuando hay contrato obligatorio, el certificado anual tiene validez máxima de un año e incluye la identificación de la instalación y de la empresa, la declaración de cumplimiento de la IT 3 y un resumen de los consumos anuales.
- Inspecciones periódicas de eficiencia energética. El titular responde de que se hagan, y las pueden realizar organismos, entidades de control acreditadas o técnicos independientes acreditados por la comunidad autónoma, según el INSST.
Si su oficina no tiene Manual de Uso y Mantenimiento por ser una instalación anterior al RITE y de hasta 70 kW, se aplica el criterio profesional de la empresa mantenedora, siempre teniendo en cuenta las especificaciones de los fabricantes. Por encima de 70 kW, la mantenedora elabora el manual y lo entrega al titular.
Cómo montar su plan, paso a paso
1. Haga el inventario y sume la potencia
Anote cada equipo con marca, modelo, potencia y ubicación. La suma de potencias decide en qué tramo del RITE está y, con ello, la frecuencia mínima y si hace falta contrato. Un error aquí cambia todo el plan. Nuestros técnicos con carnet RITE pueden revisar la instalación y fijar el tramo que le corresponde.
2. Reúna la documentación existente
Busque el Manual de Uso y Mantenimiento, el Libro del Edificio y los certificados anteriores. Si faltan, la empresa mantenedora aplica su criterio profesional o elabora el manual, según la potencia. En Serviciodereparacion también gestionamos certificados, boletines, proyectos y hojas de defectos, de modo que esa documentación no la tiene que perseguir usted.
3. Defina tareas y calendario
Pase los mínimos de la tabla 3.1 a un calendario con fechas: filtros antes de cada temporada, serpentines y fugas en la revisión anual, programa de funcionamiento cada temporada. El fallo habitual es fijar solo la visita anual y olvidar las tareas que van más seguidas, como los filtros.
4. Asigne responsables
Decida quién es el contacto del titular, quién avisa de incidencias y quién firma. En comunidades y edificios de oficinas, lo normal es que lo coordine el administrador.
5. Contrate la ejecución
El mantenimiento lo hace una empresa habilitada. Serviciodereparacion cuenta con autorización del Ministerio de Industria, técnicos con carnet RITE y más de 25 años de experiencia, y ofrece revisiones periódicas y limpiezas de equipos de climatización. Puede ver el servicio en nuestra página de instalación y reparación de aire acondicionado.
6. Registre y revise cada año
Cada intervención se anota en el registro. Una vez al año, compare lo hecho con lo previsto, revise el certificado de mantenimiento y ajuste el plan si ha cambiado la ocupación, los horarios o los equipos.
Ejemplo: una oficina con tres equipos
Imagine una oficina con cuatro unidades interiores conectadas a dos equipos exteriores, que suman 28 kW. Está entre 12 y 70 kW, así que la periodicidad mínima es anual. Su plan podría quedar así (es un ejemplo orientativo, no un modelo oficial):
| Momento | Tarea |
|---|---|
| Antes del verano | Limpieza o sustitución de filtros, revisión de serpentines, comprobación de fugas de refrigerante, medición de rendimiento |
| A mitad de temporada | Revisión de filtros y del programa de funcionamiento |
| Antes del invierno | Filtros, comprobación del funcionamiento en calefacción |
| Cada año | Certificado de mantenimiento, revisión del programa de gestión energética, actualización del registro |
Si esa misma oficina creciera y superase los 70 kW, pasaría a periodicidad mensual y a necesitar contrato de mantenimiento suscrito por el titular. Por eso el inventario con potencias es el primer paso.
Nuestro punto de vista: el plan es un calendario, no un trámite
Vemos el mantenimiento de climatización de oficinas como una inversión en continuidad. Un plan bien hecho convierte el RITE en un calendario concreto y evita que la avería llegue en la semana de más calor, con la sala de reuniones llena.
Por eso nuestro trabajo no se limita a la visita. Los técnicos con carnet RITE revisan filtros, limpian equipos, miden gases cuando procede y resuelven averías con una respuesta de menos de 24 horas. Además nos ocupamos de certificados, boletines y hojas de defectos, para que la documentación acompañe a la instalación.
Con más de 25 años de experiencia y autorización del Ministerio de Industria, recomendamos a administradores y empresas que dejen el plan escrito, con fechas y responsables, y que lo encarguen a un único equipo que conozca todos sus equipos. Así el registro es coherente y cada decisión tiene detrás un historial.
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Cómo podemos ayudarle
Si gestiona una oficina, un local o un edificio en Barcelona, Valencia, Málaga, Castellón, Alicante o Zaragoza, en Serviciodereparacion nos encargamos de la revisión, la limpieza, la reparación y la instalación de equipos de aire acondicionado, incluidos splits, conductos y VRV, además de la documentación asociada. Atendemos a particulares y a empresas, y la solicitud se hace online o por teléfono.
Más información en nuestra página de servicios de aire acondicionado. Si necesita aclarar qué normas afectan a sus equipos, tiene la guía de normativas para equipos de climatización, y para entender qué se le puede exigir a un instalador, la de certificación técnica RITE.
Qué cambia con la reforma del RITE
El RITE vigente es el Real Decreto 1027/2007, modificado en 2013 y 2021. Entre sus exigencias, los edificios no residenciales con más de 290 kW de potencia útil en calefacción, refrigeración o ambas deben tener sistemas de automatización y control capaces de monitorizar, registrar y analizar el consumo de energía de forma continua, según el resumen de AFEC.
Está además en marcha una nueva modificación. El MITECO abrió una consulta pública previa entre el 27 de marzo y el 18 de abril de 2025 para incorporar las exigencias de la Directiva 2024/1275, relativas a inspecciones, informes, expertos independientes y mecanismos de control y sanciones. Hasta que se publique el texto definitivo, siguen vigentes las obligaciones actuales. Mantener el registro al día y los certificados vigentes es la mejor manera de estar preparado, y la fecha de entrada en vigor se consulta siempre en el BOE.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que revisar el aire acondicionado de una oficina?
Depende de la potencia total. Según la tabla 3.1 de la IT 3.3 del RITE, la periodicidad mínima es de 2 años hasta 12 kW, anual entre 12 y 70 kW y mensual por encima de 70 kW. Los filtros suelen requerir revisiones más frecuentes, según su suciedad.
¿Quién es responsable del mantenimiento en una oficina de alquiler?
La responsabilidad es del titular de la instalación térmica, que puede ser el propietario o quien explote el local según el caso. Lo habitual es fijarlo en el contrato de alquiler. En cualquier caso, debe encargarse a una empresa mantenedora habilitada y conservarse el registro.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de mantenimiento?
El artículo 27 del RITE obliga al titular a conservar el registro de operaciones de mantenimiento y reparaciones, dentro del Libro del Edificio, durante un mínimo de cinco años desde la fecha de cada operación.
¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo y correctivo?
El preventivo se realiza con tareas y frecuencias fijadas de antemano para evitar averías. El correctivo se hace cuando el equipo ya ha fallado. Un plan de oficina combina ambos: el preventivo reduce las paradas y el correctivo cubre lo imprevisto con una respuesta rápida.
Fuentes
- Guía ATECYR nº 1, IDAE (febrero 2007)
- Aspectos relevantes para el sector de la climatización, AFEC (marzo 2021)
- RITE 2021, resumen de la IT 3.3, Coproven
- Anexo de climatización y legionela, Junta de Andalucía (2025)
- Guía para la gestión preventiva de las instalaciones, INSST
- Artículo 26 del RITE, Iberley
- Real Decreto 1027/2007, texto consolidado (2022)
- Mantenimiento de instalaciones térmicas, Gobierno de Aragón (2025)
- Consulta pública previa sobre la modificación del RITE, MITECO (2025)
